Jeśli pracujesz z domu, urządzasz w nim biuro, przyjmujesz klientów lub po prostu wystawiasz faktury „z kanapy” – możesz rozliczyć część domowych wydatków w kosztach firmowych. Warunkiem jest jednak zgodność z przepisami i logiczne uzasadnienie takich działań.
Kiedy mieszkanie staje się firmowym kosztem?
Podstawowa zasada brzmi: jeśli wydatek jest związany z prowadzoną działalnością i służy osiąganiu przychodów, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to również części kosztów mieszkania – ale tylko tej, która faktycznie służy działalności gospodarczej.
Nie trzeba mieć osobnego lokalu użytkowego, nie trzeba zmieniać przeznaczenia nieruchomości w urzędzie miasta. Wystarczy, że jedno z pomieszczeń – lub jego wyraźnie wyodrębniona część – jest regularnie wykorzystywane do celów firmowych. Może to być pokój do pracy, wydzielony kącik z biurkiem, a nawet przestrzeń do nagrywania materiałów wideo.
Jak obliczyć proporcję i co można odliczyć?
Aby rozliczyć koszty mieszkania, należy określić, jaki procent jego powierzchni jest wykorzystywany wyłącznie dla firmy. Przykładowo: jeśli pracujesz w pokoju o powierzchni 12 m² w mieszkaniu mającym 60 m², możesz uznać, że 20% mieszkania służy działalności.
Ten właśnie procent możesz zastosować przy rozliczaniu wydatków takich jak:
-
opłaty za czynsz i media,
-
rachunki za prąd, gaz, wodę, Internet,
-
abonamenty i usługi techniczne związane z lokalem,
-
koszty ubezpieczenia mieszkania,
-
amortyzacja nieruchomości (jeśli mieszkanie jest własnością przedsiębiorcy).
Dzięki temu realnie obniżasz podstawę opodatkowania – a tym samym zmniejszasz podatek dochodowy.
Prywatne czy służbowe? Uważaj na granice
Nie każdy wydatek związany z mieszkaniem może zostać rozliczony. Urzędy skarbowe dość uważnie analizują przypadki, w których podatnicy próbują „wrzucić” w koszty całą wysokość czynszu, ogrzewania czy nawet… zakupu mebli do salonu.
Granica między tym, co prywatne, a tym, co firmowe, bywa cienka – ale da się ją zachować. Działaj zgodnie z rzeczywistością, unikaj rozliczania kuchni i łazienki jako „biura”, a jeśli z części pomieszczenia korzystasz także prywatnie – rozważ ustalenie proporcji nieco ostrożniej.
W razie kontroli to Ty musisz wykazać, że rozliczany koszt faktycznie wiąże się z prowadzeniem działalności. Dlatego dobrze jest przechowywać rachunki, spisywać powierzchnie i prowadzić proste uzasadnienie wewnętrzne – nawet jeśli nie jest ono formalnie wymagane.
Co z amortyzacją?
Jeśli jesteś właścicielem mieszkania, możesz wprowadzić jego część do ewidencji środków trwałych i rozpocząć amortyzację – czyli stopniowe zaliczanie wartości nieruchomości do kosztów uzyskania przychodu. Ale uwaga: od 2022 roku zmieniły się przepisy i amortyzacja mieszkań wykorzystywanych prywatnie została ograniczona.
W praktyce oznacza to, że możliwość amortyzowania przysługuje tylko w sytuacjach, gdy dana część mieszkania służy wyłącznie działalności i nie jest używana do celów prywatnych. Wymaga to szczególnego podejścia, dlatego przed wprowadzeniem mieszkania do ewidencji warto skonsultować się z doświadczonym doradcą podatkowym – by nie narazić się na niepotrzebne ryzyko.
Praca z domu może obniżać podatki – pod warunkiem rozsądku
Mieszkanie służące prowadzeniu firmy to realna szansa na obniżenie obciążeń podatkowych. Jeśli działasz uczciwie i prowadzisz prostą dokumentację, nie musisz się bać kontroli. Najważniejsze to nie przesadzać, nie rozliczać fikcyjnych kosztów i pamiętać, że fiskus analizuje również kontekst – a nie tylko suche liczby.
Podsumowując: działalność w mieszkaniu może być tańsza, jeśli umiejętnie wykorzystasz przepisy. Nie potrzebujesz biura w centrum miasta, by legalnie odliczyć część domowych wydatków. Wystarczy odrobina wiedzy, logiki i porządek w papierach.